Die Gelangensbestätigung kommt zum 1.10.2013. Damit ändern sich die Nachweispflichten für die Umsatzsteuerbefreiung bei innereuropäischen Beförderungen (gemäß §17a UStDV). Für Unternehmen, die innerhalb der EU exportieren, ist es darum an der Zeit, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. Denn ab dem Stichtag gelten Gelangensbestätigungen als Nachweis für alle Transportvarianten.
Online Seminare bringen Aufklärung
Um die Verwaltung der Dokumente handhabbar zu machen, bieten verschiedene Hersteller softwarebasierte Lösungen an. Dazu gehört auch dbh Logistics IT AG (dbh). Mit Software des norddeutschen Unternehmens werden vorhandene Dokumente und Daten zu einer Gelangensbestätigung gebündelt, verwaltet, gesendet und archiviert. Die Software kann als Stand-alone Lösung genutzt werden und ist in vorhandene SAP- oder ERP-Systeme integrierbar. Nutzern der dbh Zolllösung Advantage Customs kann das Feature auf Wunsch sofort freigeschaltet werden, so dass kein zusätzlicher Aufwand für die Implementierung entsteht.
“Wir verzeichnen derzeit eine hohe Anzahl an Kundenanfragen zur Gelangensbestätigung”, erklärt Marc Hasenbein, Bereichsleiter Vertrieb und Marketing bei dbh. “Bei vielen Unternehmen herrscht Unsicherheit darüber, ob das Thema für sie relevant ist und welche Änderungen das neue Nachweisdokument mit sich bringt.”
Um allen Anfragen gerecht zu werden, bietet das Unternehmen im September eine Reihe von Online-Seminaren an, in denen die wichtigsten Fragen beantwortet werden. Außerdem wird hier demonstriert, wie die neuen Abläufe mit der dbh-eigenen Zollsoftware umgesetzt werden. Die Seminare richten sich vorrangig an dbh Kunden, bei freien Kapazitäten werden auch Interessenten berücksichtigt. (Informationen und Anmeldung unter www.dbh.de)
Keine Umsatzsteuerzahlung bei korrekter Nachweisführung
Wer Waren an Unternehmen liefert, die in einem anderen Mitgliedsstaat der EU ansässig sind, ist grundsätzlich von der Zahlung der Umsatzsteuer befreit:
Voraussetzung dafür ist unter anderem, dass der Lieferer nachweisen kann, dass die Waren tatsächlich beim Abnehmer angekommen sind.
Dieser Nachweis kann neben dem Doppel der Rechnung durch eine so genannte Gelangensbestätigung geführt werden. Dies ist sowohl bei der Beförderung (Kunden oder Lieferer transportieren die Ware selbst) als auch bei der Versendung (der Transport wird durch Dritte, zum Beispiel Spediteure, durchgeführt). Nur bei der Versendung können auch alternative Nachweise erbracht werden.
Eine Gelangensbestätigung kann aus mehreren Dokumenten bestehen, ein zwingendes Muster oder Formular gibt es nicht. Wichtig ist, dass alle für eine Gelangensbestätigung notwendigen Angaben (zum Beispiel Name und Anschrift, des Abnehmers, Detailangaben zur Lieferung, der tatsächliche Liefertermin u.a.) anhand der Dokumente ersichtlich werden. Softwarelösungen wie Advantage Customs sorgen dafür, dass die verschiedenen Dokumente in einem PDF-Dokument zusammengefasst und im IT-System der Sendung zugeordnet werden. Mit der dbh-Software ist auch der Versand der relevanten Informationen an den Warenempfänger möglich. Nachdem dieser das Gelangen per Mausklick bestätigt hat, erfolgt eine Meldung an das System. Diese elektronisch quittierten Gelangensbestätigungen werden im System (zum Beispiel ERP oder SAP) des Beförderers beziehungsweise Versenders hinterlegt und revisionssicher archiviert.