Die vier Säulen der Exportkontrolle

Sanktionslistenprüfung

Was ist Sanktionslistenprüfung?

Sanktionslisten sind Listen mit Personen, Organisationen oder Unternehmen, gegen die wirtschaftliche oder rechtliche Beschränkungen erlassen wurden. Als europäisches Unternehmen sind Sie verpflichtet, alle Ihre Geschäftspartner (egal ob im Inland oder Ausland und unabhängig von der Vertragsart) gegen die Sanktionslisten zu prüfen. Nach der Prüfung wissen Sie, ob Sie mit diesem Kontakt Geschäfte tätigen dürfen.

ACHTUNG: Es gibt zusätzlich länderspezifischen Embargos gegenüber bestimmten Ländern z..B. Russland, in denen auch Personen aufgeführt werden. Diese müssen als Teil der Exportkontrolle geprüft werden, können aber ebenfalls die Geschäftstätigkeit mit diesen Personen untersagen. Ein und dieselbe Person kann daher auch sowohl über die Sanktionslisten als auch über ein Länderembargo sanktioniert werden.

Es werden auch folgende Stichworte im Zusammenhang für Sanktionslisten und deren Prüfung verwendet:

Boykottlisten
Anti-Terrorlisten
Blacklist Prüfung
Compliance Screening
Know your Customer

Warum muss die Sanktionslistenprüfung durchgeführt werden?

Nach den Anschlägen vom 11. September 2001 hat man mit der Prüfung von terrorverdächtigen Personen begonnen. Zielsetzung der Sanktionslistenprüfung ist ein gezielter Boykott terroristischer Personen, Einrichtungen und Organisationen, um ihnen die finanzielle und wirtschaftliche Basis zu entziehen. Sie dürfen daher weder mittelbar noch unmittelbar wirtschaftlich gefördert werden (Bereitstellungsverbot wirtschaftlicher Ressourcen, finanzieller Vermögenswerte oder Gelder).

Welche Rechtsgrundlagen liegen zu Grunde?

Die EU-Verordnungen sind unmittelbar geltendes Recht in der EU. In Deutschland nach § 34 Abs. 4, 5, 6 und 7 Außenwirtschaftsgesetz (AWG) strafbewehrt:

Für die Beantragung des AEO ist außerdem gemäß Absätze 252/253 Dienstvorschrift AEO nachzuweisen, dass Sie auch Ihre Beschäftigten prüfen.

Wer muss Sanktionslisten prüfen?

Die Verordnungen sind von jedem Unternehmen in der Europäischen Union zu beachten, unabhängig davon, in welchem Land sich der Geschäftspartner befindet oder um welche Vertragsart es sich handelt. Das heißt, dass Sie ALLE Ihre Geschäftskontakte prüfen müssen, auch die im Inland.

Wer ist im Unternehmen verantwortlich bzw. beteiligt?

Sanktionslistenprüfung betrifft nicht nur die Exportabteilung, sondern viele Abteilungen im Unternehmen:

Vertrieb (Kunden, insbesondere auch Neukunden)
Auftragsabwicklung (neue Partner, z.B. Waren-/Rechnungs-Empfänger)
Distribution (von Ihnen beauftragte Transportunternehmen, Warenempfängeradressen)
Einkaufsprozess (Lieferanten, Dienstleistungesvertragspartner, Transportpartner)
Finanzbuchhaltung (Kreditoren, Debitoren, Banken)
Personalabteilung (Mitarbeiter)

Sie alle müssen sicherstellen, dass keine sanktionierten natürlichen oder juristischen Personen mittelbar oder unmittelbar wirtschaftlich gefördert werden.

Die Geschäftsführung haftet persönlich für die Nichteinhaltung der Prüfpflichten oder einen Verstoß gegen Sanktionslisten. Dabei ist es irrelevant, wer im Unternehmen tatsächlich dafür verantwortlich war oder ob es sich um ein Versehen oder Vorsatz gehandelt hat.

Was bzw. wer muss geprüft werden?

Alle an einem Geschäft beteiligten Personen – unabhängig davon, ob es sich um in- oder ausländische Geschäftspartner handelt, müssen vor Vertragsschluss bzw. vor der Durchführung des Vertrages geprüft werden.

Das betrifft – unabhängig von der Vertragsart auch inländische Vertragspartner wie zum Beispiel

Lieferanten und Dienstleistungsvertragspartner z. B. auch Ihre Reinigungsfirma oder Werbeagentur
Interessenten / Kunden
Warenempfänger, sollte dieser von Ihrem Vertragspartner/Rechnungsempfänger abweichen
Von Ihnen beauftragte Transportdienstleister wie Speditionen, Kurier- und Expressdienstleister, Reedereien, Airlines
Ihre Versicherer und Banken
Für AEOs sogar Beschäftigte (Absätze 252/253 – Dienstvorschrift AEO)

Welche Sanktionslisten müssen geprüft werden?

Hat ein Unternehmen seinen Sitz und seinen Tätigkeitsschwerpunkt in der EU, dann ist die EU-Sanktionsliste EU_CFSP – Consolidated list of persons, groups and entities subject to EU financial sanctions rechtlich verpflichtend.

Wenn Sie internationales Geschäft tätigen, sind ggf. auch weitere Sanktionslisten (z. B. der Japanischen, Britischen oder Schweizer Listen) für Sie relevant.

ACHTUNG: Besonderheit USA

Die USA wenden ihr Exportkontrollrecht exterritorial an. Das bedeutet: auch Nicht-US-Personen können gegen die Vorschriften verstoßen. Sollten Sie Verbindungen zu den USA haben oder mit Gütern amerikanischen Ursprungs arbeiten, sollten sie dringend auch die US-Listen (hier insbesondere die SDN- (Specially Designated Nationals And Blocked Persons List) Liste prüfen. Denn neben Strafen für Verstöße können Sie im schlimmsten Fall ebenfalls selbst auf den US-amerikanischen Sanktionslisten landen. Andere Unternehmen würden dann die Geschäftstätigkeit mit Ihnen einstellen – und von den US-Listen wieder herunterzukommen ist selbst dann, wenn Sie dort “versehentlich” aufgenommen wurden, ein langwieriger und äußerst komplizierter Prozess.

Mit dbh immer auf der sicheren Seite: Advantage Compliance Sanktionslistenprüfung prüft schon im Basispaket gegen folgende tagesaktuelle Sanktionslisten:

Alle EU-Finanzsanktionen (Quelle: “Amtsblatt der EU”)
Alle Veröffentlichungen im “Bundesanzeiger”
Sämtliche vom U.S.-Department of Commerce zur Prüfung empfohlene Listen u.a. US SDN und US DPL Denied Persons List
Liste des Vereinigten Königreichs (HMT Her Majesty’s Treasury)
Japanische Liste: Japanese End User List METI (Ministry of Economy, Trade and Industry)
Australische Liste: Australia DFAT (Department of Foreign Affairs and Trade)
Kanadische Liste: OSFI (Office of the Superintendent of Financial Institutions)
Schweizer SECO-Liste
UN Security Council Consolidated Sanctions List

Wie müssen Sanktionslisten geprüft werden?

Die Einhaltung der Verbote ist eigenverantwortlich sicher zu stellen – eine genaue Regelung, wie ein Abgleich der Sanktionslisten erfolgen muss oder wie die Prozesse im Unternehmen aussehen müssen, gibt es jedoch nicht. Viele Unternehmen setzen auf eine Softwarelösung, es wäre aber auch eine manuelle Prüfung zum Beispiel über folgende kostenfreien Datenbanken im Internet möglich:

Allerdings erfolgen diverse Updates pro Jahr und alle Änderungen werden 2 Werktage nach Veröffentlichung im EU-Amtsblatt gültig. Eine Software wie Advantage Compliance Sanktionslistenprüfung ist damit die bessere Alternative.

Übrigens: Es kann sein, dass Sie bei Zoll- und Außenwirtschaftsprüfungen aufgefordert werden z. B. durch Vorlage eines Prüfprotokolls nachzuweisen, dass Sie Ihrer Verpflichtung zur Sanktionslistenprüfung regelmäßig nachkommen. Sie sollten daher unbedingt dafür sorgen, dass sämtliche Prüfungen und Ergebnisse dokumentiert werden – auch wenn alle Prüfungen im grünen Bereich lagen. Im Falle eines versehentlichen Verstoßes kann sich eine nachweislich durchgeführte Sanktionslistenprüfung strafmildernd auswirken.

Wann muss die Sanktionslistenprüfung durchgeführt werden?

Eine konkrete Maßgabe, wann die Sanktionslistenprüfung durchgeführt werden muss, gibt es nicht. Die Gesetzgebung spricht hier von “regelmäßig”. Da die Sanktionslisten sich jedoch kontinuierlich ändern und die Regelungen zwei Werktage nach Veröffentlichung im EU-Amtsblatt wirksam werden, ist eine einmalige Überprüfung der Geschäftspartner in keinem Fall ausreichend!

Im Optimalmall prüfen Sie:

Bei der Erfassung eines Interessenten bzw. möglichen Lieferanten
Bevor eine Offerte / ein Angebot erstellt wird
Bei Erhalt einer Bestellung
Zwischendurch bei längeren Produktionszeiten / Projekten
Zum Zeitpunkt der Ausfuhr / Erstellung der Exportpapiere (letzte Möglichkeit)
Vor jeder Finanztransaktion
Vor der Einstellung eines neuen Mitarbeiters
Bei Besuch von Gästen in Ihren Unternehmensräumen

Sonderfall USA: Ausschluss vom US-Markt beim Sanktionsverstoß

Die USA legen ihr Exportrecht extraterritorial aus. Das hat für Unternehmen, die mit US-Waren handeln oder deren Geschäft einen Bezug zu den USA aufweist, zur Folge, dass auch US-amerikanische Bestimmungen der Exportkontrolle eingehalten werden müssen. Bei Verstößen drohen Unternehmen nicht nur Geld- und Freiheitsstrafen, sondern Unternehmen landen nicht selten selbst auf einer „schwarzen Liste“. Die Folge: sie verlieren den amerikanischen Markt als Absatzoption – und eventuell noch andere Kunden, die ihrerseits auch die amerikanischen Exportkontrollvorschriften prüfen.

Wie Sie das umgehen: das Stichwort heißt US-(Re-)Exportkontrolle.

Was passiert bei Treffern?

Auf Sanktionslisten geführte Personen, Einrichtungen, Organisationen dürfen weder mittelbar noch unmittelbar wirtschaftlich gefördert werden (Bereitstellungsverbot). Es dürfen diesen damit weder Gelder (z. B. für Waren, Dienstleistungen, Gehälter, Kredite etc.), Waren noch Technologien zur Verfügung gestellt werden. Auch Immobilien dürfen weder veräußert oder vermietet, noch gekauft werden.

Je nachdem, wie genau die Suche (matcht nur der Name oder auch die Adresse, unterschiedliche Schreibweisen) erfolgt, gehen mehr oder weniger potentielle Treffer zur Beurteilung bei Ihnen ein. Daher sollten Sie zunächst einmal den Geschäftspartner bis zur finalen Klärung in Ihrem System sperren und dann detailliert die Einträge der Sanktionsliste mit Ihren Daten vergleichen: matcht eventuell nur ein Teil des Namens? Unterscheidet sich der eingetragene Kontakt eventuell durch die weiteren Beschreibungen wie Anschrift oder Geburtsdatum eindeutig von Ihren Kontaktdaten?

Wenn Sie sich sicher sind, dass hier kein Positivtreffer vorliegt, können Sie das Geschäft durchführen. Wichtig: dokumentieren Sie die Entscheidung und Ihre Begründung!

Sie sind nicht sicher?

Nähere Erkundigungen bei der Exportkontrollabteilung/ -Referat der zuständigen IHK einholen
Auskunft beim BAFA zum Treffer bzw. dem Gesamtgeschäft einholen
Bei weiterführender Unsicherheit ist als sicherster Weg die Stellung eines formlosen Antrags auf Prüfung des Treffers beim BAFA. Dies führt zu einer zeitintensive Prüfung, bei der alle möglichen Behörden am Prozess beteiligt sind (z.B. auch BND, Verfassungsschutz, etc.)
Immer noch Unsicherheit? = Geschäft nicht abschließen

Welche Folgen haben Verstöße?

Unternehmen müssen – unabhängig wo sie oder ihr Geschätspartner ansässig sind, ob sie exportieren oder importieren oder inländische Geschäfte tätigen – gegen geltende Verordnungen prüfen. Wer dies nicht tut oder gegen die Verordnungen verstößt, begeht eine Straftat oder Ordnungswidrigkeit nach dem Außenwirtschaftsgesetz (AWG).

Es erfolgt in der Regel eine strafrechtliche Ermittlung durch die Bundesanwaltschaft gegen:

das Unternehmen
die Geschäftsleitung
den verantwortlich Handelnden

Verstöße gegen die Bestimmungen der Verordnungen sind gemäß AWG entweder Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten:

17 AWG = Das leichtfertige Handeln, das Handeln für einen Geheimdienst einer fremden Macht sowie das gewerbsmäßige und/oder bandenmäßige Handeln, werden mit einer Freiheitsstrafe von einem bis zu zehn Jahren bestraft.
18 AWG = Der Verstoß sowie der reine Versuch eines Verstoßes gegen die Sanktionslistenverordnung oder Verbote aus anwendbarem Recht der Europäischen Union, werden als Straftat gewertet. Es droht eine Freiheitsstrafe von drei Monaten bis zu zehn Jahren oder Geldbußen.
19 AWG = Wer Informationen nicht vollständig angibt oder fahrlässig handelt, begeht eine Ordnungswidrigkeit. Diese wird mit einem Bußgeld von bis zu 500.000 € geahndet.

Neben dem Schaden, der durch den Reputationsverlust des Unternehmens entsteht, kann auch eine Untersagung des Gewerbes oder die Aberkennung von Genehmigungen für zollrechtliche Vereinfachungen und Erleichterungen (z. b. zugelassener Wirtschaftsbeteiligter) erfolgen.

Zu beachten gilt, dass bereits die nachweisliche Fahrlässigkeit ausreicht, um rechtlich belangt werden zu können. Gleichermaßen kann sich aber auch im Falle eines versehentlichen Verstoßes eine nachweislich durchgeführte Sanktionslistenprüfung strafmildernd auswirken.

Praxistipp: diese Prozessfragen sollten Sie klären

Zuständigkeiten klären:
Wer ist für die Sanktionslistenprüfung zuständig, wer übernimmt die Beurteilung der Treffer und wer entscheidet über die Weiterführung oder den Abbruch des Geschäftsvorgangs? Stellen Sie sicher, dass Sie für alle Schritte auch einen oder mehrere Vertreter verfügbar haben, die bei Krankheit oder in der Urlaubszeit tätig werden können.
Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Mitarbeiter, dass diese fachlich und organisatorisch in der Lage sein müssen, eine Einschätzung vorzunehmen und Entscheidungen für oder gegen die Durchführung eines Geschäftes zu verantworten. Auch eine Kombination von Prüfung z. B. durch eine zentrale Koordinierungsstelle und finale Entscheidung in der Geschäftsleitung ist natürlich möglich.
Übrigens: rein rechtlich bleibt die Geschäftsführung in der Haftung, auch wenn intern ein anderer Verantwortlicher Treffer prüft und über das weitere Vorgehen entscheidet.

Die AL-KO KOBER AG vertraut auf die dbh Software Advantage Compliance

„Wir prüfen für alle europäischen Standorte der AL-KO Firmengruppe zentral alle Kreditoren, Debitoren und Belege gegen die unterschiedlichen EU und US Sanktionslisten. Durch die SAP-Schnittstelle der dbh Logistics IT erfolgt die Prüfung der ca. 300.000 Adressen reibungslos und effizient.“, Wilhelm Gulden, Leiter Zoll, AL-KO KOBER AG.

Mehr Informationen zu Advantage Compliance

Prüfungsumfang festlegen:
wer wird geprüft und gegen welche Listen soll geprüft werden
Zeitpunkt der Prüfungen festlegen
Wann sollen Ihre Daten geprüft werden? Bei der Eingabe, bei Änderungen an den Stammdaten, bei Auftragsannahme…
Denken Sie auch daran, dass Sie neben neuen Kontakten auch regelmäßig Ihre alten Stammdaten prüfen.
Wie wird geprüft?
Prüfen Sie synchron oder asynchron, manuell oder per Software, an einer zentralen Stelle oder dezentral?
Verhalten bei Sanktionslistentreffern klären:
Was passiert im Trefferfall? Wer wird informiert? Wer überprüft die Fälle? Wie erfolgt die Freigabe oder weiterführende Untersagung? Wie ist sichergestellt, dass trotz Treffer keine weiteren Geschäftstätigkeiten erfolgen?
Im besten Fall haben Sie eine Arbeitsanweisung, die diese Fragen beleuchtet und klar formuliert wie bis zu einer finalen Prüfung und Entscheidung des Compliance Beauftragten bei positiven Treffern verfahren wird. Nutzen Sie eine Software, kann diese massiv unterstützen z. B. durch automatische Sperren, die bis zu einer Freigabe die Verwendung z. B. in Aufträgen und Angeboten verhindert.
Dokumentation:
Wie weisen Sie die Prüfung der Sanktionslisten nach? Wer gibt den Vorgang physisch oder per Weisung an die bearbeitenden MAs frei? Wer dokumentiert das Vorgehen? Im Auditfall müssen Sie diese Informationen parat haben. Haben Sie eine Software im Einsatz, brauchen Sie sich in der Regel über das Thema Nachweissicherung keine Gedanken mehr machen.
Datenänderungen:
Wie stellen Sie sicher, dass Datenänderungen innerhalb der Frist von 2 Tagen nach Veröffentlichung berücksichtigt werden bzw. dass Sie jederzeit auf aktuellen Content zurückgreifen. Auch hier unterstützt eine Software optimal – stellen Sie nur sicher, dass Ihr Anbieter auch wirklich tagesaktuellen Content bereitstellt.

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