Digitalisierung ist bei Gaston Schul schon lange ein Thema: Der renommierte Full-Service-Zolldienstleister nutzte bereits in der Vergangenheit für die Prozesse zwischen Auftragserfassung und Abrechnung spezialisierte Softwarelösungen, die jedoch nicht miteinander vernetzt waren. Die fehlenden Schnittstellen sorgten für doppelte Datenerfassungen, mangelnde Transparenz, Medienbrüche und zeitaufwändigen Abstimmungsbedarf. Hinzu kamen hohe Kosten für das Ausdrucken und Versenden von Dokumenten und deren Archivierung.
Vor diesem Hintergrund entschied sich das traditionsreiche Familienunternehmen im Februar 2021 für einen Systemwechsel: Gesucht wurde eine integrierte IT-Lösung, die sämtliche Tätigkeiten eines Full-Service-Zolldienstleisters abbilden kann und die rund 130 Anwender Schritt für Schritt durch die einzelnen Prozesse führt – bis hin zur papierlosen Archivierung.
„Das Transportmanagementsystem Fiduz von dbh bietet uns alle Funktionen, die wir in unserem Tagesgeschäft brauchen. Mit dieser Standardlösung konnten wir unsere Verzollungs-Prozesse durchgängig digitalisieren und schaffen damit maximale Transparenz.“
Yorick Peters, Prokurist Gaston Schul Customs GmbH und Verantwortlicher für die Softwareumstellung
Zwischen Projektstart und dem Go-Live am 1. Juli vergingen nur knapp vier Monate. „Das war eine intensive Zeit, aber die Zusammenarbeit mit unseren Ansprechpartnern bei dbh hat sehr gut funktioniert“, erinnert sich Peters. Die Schulungen für die anwenderfreundliche Software fanden hauptsächlich im Mai statt. Für weitere Fragen stehen seitdem Key-User in jedem Team zur Verfügung, die den Kollegen in mehreren Niederlassungen die Bedienung innerhalb ihrer jeweiligen Tätigkeitsschwerpunkte erklären.
Konsequente Digitalisierung und Papierverzicht
Die konsequente Digitalisierung und der weitgehende Verzicht auf Papier ermöglicht den Zolldeklaranten von Gaston Schul neue und modernere Arbeitsformen. Jetzt kann jeder der monatlich rund 30.000 Vorgänge durchgängig von einem Kollegen abgewickelt und am Ende elektronisch archiviert werden. „Die Zeitersparnis ist enorm, was angesichts des Fachkräftemangels und dem steigenden Auftragseingang dringend notwendig war“, bekennt Peters.
Mit klar strukturierten Prozessen trägt Fiduz einen guten Teil dazu bei, dass das steigende Arbeitsaufkommen besser bewältigt werden kann: Für jeden Vorgang wird zunächst ein digitales Dossier mit allen notwendigen Auftragsdaten angelegt. Auf diese Daten greift Fiduz dann automatisch beim Erstellen der notwendigen Dokumente zurück – ganz egal, ob es sich um Frachtbriefe, Transit-Dokumente, Hafen-Anmeldungen, ergänzende Zollanmeldungen oder die anschließende Fakturierung handelt. „Für die Abrechnung haben wir bislang noch eine separate Abteilung, aber mit Fiduz werden wir unsere Abwicklung Schritt für Schritt umstellen“, plant Peters, der seinen Kollegen und Kolleginnen die administrativen Arbeiten möglichst vereinfachen möchte. „Unsere Zolldeklaranten sollen Kunden beraten und ihr Fachwissen nutzen, statt Formulare auszufüllen,“ so sein Credo.
Abrechnung in 30 bis 60 Sekunden
Allein beim Fakturieren sorgt Fiduz für eine deutliche Entlastung: Rechnungen werden jetzt sofort nach der Auftragsabwicklung per Knopfdruck erstellt und als PDF-Dokument per E-Mail an die Kunden versendet.
„90 Prozent unserer Kunden wünschen sich diesen Versandweg, der uns früher einen erheblichen Mehraufwand beschert hat. Der gesamte Abrechnungs-Vorgang dauert jetzt nur noch 30 bis 60 Sekunden.”
Yorick Peters, Prokurist Gaston Schul
Heute gibt es bei Gaston Schul nur noch wenige Dokumente in Papierform. Ein Beispiel sind CIM-Frachtbriefe, die per Gesetz nach wie vor im Original gestempelt und persönlich übernommen werden müssen. Aber insgesamt ist der Aufwand für das Drucken, Kopieren und Versenden erheblich gesunken. „Früher mussten wir zwischen unseren Niederlassungen paketweise die Belege hin- und herschicken“ berichtet Peters. Allein die minimierten Kosten für Toner, Papier und Porto tragen einen großen Teil zur Amortisierung von Fiduz bei. Hinzu komme die eingesparte Zeit, die nun produktiv genutzt werden könne.
Finanzielle Risiken minimiert
Ein weiterer großer Vorteil der durchgängigen Digitalisierung besteht in der hohen Transparenz über alle laufenden und abgeschlossenen Aufträge. „Anders als früher können bei uns jetzt keine Projektschritte mehr vergessen werden. Wir sehen auf einen Blick, welche Prozesse noch offen sind“, berichtet Peters. Dadurch sei die Qualität der Arbeit weiter gestiegen, während die finanziellen Risiken minimiert wurden. Schließlich haftet Gaston Schul als Bewilligungsinhaber im Versandverfahren für die Einfuhrumsatzsteuer, die sich monatlich auf mehrere Millionen EUR summiert. „Nicht erledigte Aufträge können uns teuer zu stehen kommen“, betont Peters.
Aber auch gegen andere Risiken ist man bei Gaston Schul jetzt gut geschützt: „Sollten wir nochmal einen Lockdown erleben, können unsere Mitarbeiter ohne weiteren Aufwand im Home Office arbeiten“, so Peters. Diese Freiheit beruht darauf, dass Fiduz als Cloud-Lösung im Bremer Rechenzentrum der dbh Logistics IT AG gehosted wird. Das Arbeiten ist somit ortsunabhängig mit jedem Browser möglich. Die monatliche Abrechnung erfolgt in Abhängigkeit der transferierten Datenmengen und der Anzahl der bearbeiteten Vorgänge. Steigt diese weiter an, muss sich Gaston Schul keine Gedanken um Speichererweiterungen machen – die Cloud-Lösung ist jederzeit leicht skalierbar.
Fazit
Mit dem Transportmanagementsystem Fiduz hat Gaston Schul seine Prozesse bei gestiegener Qualität durchgängig digitalisiert, erheblich vereinfacht und beschleunigt. Die neue Software ermöglicht weiteres Wachstum und fehlerfreies Arbeiten in einer transparenten, modernen Umgebung. Gut möglich, dass der Full-Service-Zolldienstleister die Lösung bald auch in seinen Büros außerhalb Deutschlands einführt.
Über Gaston Schul Customs GmbH
Gaston Schul Customs GmbH gehört zur niederländischen Gaston Schul Gruppe und ist ein Full-Service-Zolldienstleister mit Sitz in Emmerich am Rhein. Das Familienunternehmen gilt unter den Zollagenten als einer der führenden Zollspezialisten in Europa. Von 18 Büros in Deutschland, den Niederlanden, Belgien und Großbritannien aus arbeiten täglich rund 250 Zollspezialisten und -berater in den Bereichen Import und Export, Zollsteuerangelegenheiten und (Compliance-)Beratungsfragen. Die Geschichte von Gaston Schul reicht zurück bis in das Jahr 1845.
Weitere Informationen unter www.gaston-schul.com.