Aktionsbezogene E-Mail-Funktionen in Advantage Customs

E-Mail Automatisierung

In allen Bereichen transportbeteiligter Unternehmen besteht der Bedarf, Informationen zeitnah zu erhalten. So bestehen Anforderungen aus der Logistik, zum Zeitpunkt der Eröffnung eines Warenversandes den Empfänger darüber zeitgleich zu unterrichten. Umgekehrt ist es für den Hauptverpflichteten von Interesse, die Information über den Eingang der Ware beim Empfänger zu erhalten. Der Zollsachbearbeiter wiederum möchte nur dann in Advantage Customs tätig werden, wenn die Zollrückmeldung ein Eingreifen erfordert oder eine Anmeldefrist abläuft. Dienstleister möchten im Rahmen einer Serviceleistung ihre Kunden proaktiv über den aktuellen Status einer Importabfertigung, eines Verwahrungsbestandes oder eines Ausfuhrvorgangs informieren, um Transparenz im Warenversand zu schaffen.

Die E-Mail Automatisierung in der Zollsoftware Advantage Customs bedient all diese Anforderungen und unterstützt Ihre Prozesse!

Möchten Sie unsere E-Mail Funktion kennenlernen?

Mit der Advantage Customs E-Mail Funktion die Kommunikation vereinfachen

Worüber möchten Sie selbst informiert sein oder andere informieren? Die E-Mail Funktion kann ganz nach Ihren Bedürfnissen angepasst werden. Hier ein kleiner Überblick über die Möglichkeiten der E-Mail Automatisierung:

SumA – Summarische Anmeldung

Im Bereich SumA ist es hilfreich und wichtig, den Fristablauf im Blick zu behalten. In der E-Mail-Funktion kann dazu eine Vorwarnzeit in Tagen vor Fristablauf des SumA-Bestandes eingetragen werden. Dadurch erhalten Sie rechtzeitig eine automatisierte Information mit einer Auflistung der SumA-Vorgänge, bei denen die Anmeldefrist in den nächsten Tagen abläuft und können nichts versehentlich übersehen.

AES Automated Export System – ATLAS Export

Der Bereich AES ermöglicht nach der Eröffnung/ Gestellung eines Ausfuhrverfahrens die Generierung automatischer E-Mails in Advantage Customs. Gleichzeitig werden diese an einen im Vorgang erfassten Empfänger versendet. Dabei ist es auch möglich, mehr als eine E-Mail-Adresse anzugeben. Die Empfänger können bei unterschiedlichen Aktionen, wie der Annahme, Überlassung, Nachforschung, Nicht-Annahme, Stornierung, Bestätigung Ausgang usw., benachrichtigt werden.

Damit mehr Ordnung im Posteingang herrscht, kann die E-Mail Betreffzeile konfiguriert werden z. B. mit dynamischen Werten wie der Bezugsnummer, dem Bestimmungsland, MRN, User, Ladeort usw..

Verfahren NCTS

Nach der Eröffnung eines Versandverfahrens über NCTS können in Advantage Customs automatisch E-Mails erzeugt und an einen im Vorgang hinterlegten Empfänger versendet werden. Die Mail enthält im Anhang das Versandbegleit- oder Eröffnungsdokument und im Betreff die MRN mit dem Zusatz „NCTS – zV/NV eröffnet“.

Das auslösende Ereignis ist der Eingang der Nachricht E_ZV_MAN bzw. E_ZV_AUT im vereinfachten Verfahren oder der Nachricht E_TN_ACK im Normalverfahren.

Im Bereich NCTS-Empfang in Advantage Customs kann eine E-Mail an einen beliebigen Empfänger ausgelöst werden, sobald die Entladeerlaubnis (E_UP) eingeht.

Alternativ ist dies auch bei der Abgabe der Eingangsanzeige möglich. Die E-Mail enthält im Betreff die MRN und den Zusatz „beim zE eingegangen“. Im Anhang werden die Daten der Eingangsanzeige übersichtlich als Meldedaten im PDF-Format beigefügt.

Verfahrensübergreifende Zollstatus-Rückmeldung

Es besteht verfahrensübergreifend die Möglichkeit, bei allen Statuswechsel durch eine Zollantwort (bei Überlassung, Fehlermeldung, Ablehnung usw.) oder aus den Meldedaten (Zollwertinfo, Steuerbescheid) E-Mails durch den Anwender zu erzeugen. Dokumente des Zolls, wie der Steuerbescheid, können als PDF-Anhang versendet werden.

Zu beachten ist, dass das Zusenden von Mails generell keine zollrechtliche Bewandtnis hat, sondern lediglich als einfaches und schnelles Informationsmittel dient.