Datenschutzinformation für unsere Geschäftspartner

Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben hat einen hohen Stellenwert für uns. Nachfolgend möchten wir Sie als Geschäftspartner bzw. als für uns zuständiger Ansprechpartner eines entsprechenden Geschäftspartners über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist dbh Logistics IT AG, Martinistr. 47-49, 28195 Bremen, Telefon: +49 421 30902-0, E-Mail: info@dbh.de.

Art der Daten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen Pflichten erforderlich sind, zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet oder aufgrund berechtigter Interessen berechtigt sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, eine Geschäftsbeziehung mit Ihnen einzugehen.
Wenn Sie als Geschäftspartner bzw. Ihr Unternehmen eine Geschäftsbeziehung mit uns eingeht, verarbeiten wir daher in der Regel folgende personenbezogenen Daten:

• Anrede, Vorname, Nachname,
• Eine gültige E-Mail-Adresse,
• Anschrift des Geschäftspartners,
• Geschäftliche Telefonnummer (Festnetz/Mobil),
• Die erforderlichen Angebots- und Vertragsinformationen (u.a. Gegenstand der Geschäftsbeziehung, Art der Leistung, Preisinformationen hierzu, Ausführungsmodalitäten, Ausführungszeitpunkt, Informationen zur Fälligkeit),
• Informationen rund um die Durchführung der Geschäftsbeziehung (Korrespondenzdaten, etwaige Gewährleistungsfragen, Dauer der Geschäftsbeziehung),
• Ggf. Steuernummer, HRB-Nummer sowie geschäftliche Bankverbindung.

Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO)

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann zum einen aufgrund der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die einer vertraglich geregelten Geschäftsbeziehung vorausgehen oder zum anderen für die Erfüllung der Pflichten aus einem geschlossenen Vertrag mit Ihnen erforderlich sein. Hierunter können beispielsweise die Abwicklung von Kaufaufträgen, Lieferungen oder Zahlungen fallen oder die Erstellung und Beantwortung von Angebotsanfragen von Einzelpersonen, zur Festlegung der Begründung oder Bedingungen eines Vertragsverhältnisses.

Zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 c) DSGVO)

Die Zwecke der Datenverarbeitung ergeben sich im Einzelfall aus gesetzlichen Vorgaben. Zu diesen rechtlichen Verpflichtungen gehören z.B. die Erfüllung von Aufbewahrungs- und Identifikationspflichten, z.B. im Rahmen von Vorgaben zur Verhinderung von Geldwäsche, steuerliche Kontroll- und Meldepflichten, handels- und außenhandelsrechtlichen oder sanktionsrechtliche Vorschriften und die Datenverarbeitung im Rahmen von Behördenanfragen.

Zur Erfüllung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO)

Zudem kann es erforderlich sein, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt. Die berechtigten Interessen sind insbesondere der Abschluss oder die Durchführung von Verträgen und anderen Geschäftsbeziehungen mit unseren Geschäftspartnern für die Sie ggf. als Vertreter oder als Mitarbeiter tätig sind. Des Weiteren sind berechtigte Interessen interne Verwaltungszwecke (z.B. für die Buchhaltung oder Prozess- und Ablaufoptimierung) oder die Auswahl geeigneter Geschäftspartner, die Sicherstellung der IT-Infrastruktur unseres Unternehmens sowie die Durchführung von Compliance-Untersuchungen, die Geltendmachung rechtlicher Ansprüche, Abwehr von Haftungsansprüchen, die Gewährleistung der Gebäude- und Anlagensicherheit oder die Verhinderung von Straftaten und die Regulierung von Schäden, die aus der Geschäftsbeziehung resultieren.

Um einen optimalen digital gesteuerten Support zu gewährleisten, werden Log-Daten im System ausgelesen. Log-Daten sind Telemetrie Daten, die die Übertragung von Messwerten von einem Punkt an eine entfernte Empfangsstelle übernehmen, die die Daten sammelt und gegebenenfalls auch auswertet. Diese Log-Daten erlauben keinen Rückschluss auf personenbezogene Daten. Dies gewährleistet ein stabiles System, eine frühzeitige Problemerkennung und Behebung.

Bei Vertragsschluss erheben wir zur Erfüllung der oben genannten berechtigten Interessen vereinzelt über Auskunfteien Daten über Ihre Bonität. Die Daten der Auskunfteien zur Bonität nutzen wir zur Prüfung der Kreditwürdigkeit. Die Auskunfteien speichern Daten, die Sie beispielsweise von Banken oder Unternehmen erhalten. Zu diesen Daten zählen insbesondere Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift und Informationen zum Zahlungsverhalten. Informationen zu den von Ihnen gespeicherten Daten erhalten Sie direkt von den Auskunfteien.

Soweit Sie an einem von uns angebotenen Vertragsabschluss mittels digitaler Signatur (z. B. Adobe Sign) teilnehmen, verarbeiten wir Ihre Daten, insbesondere E-Mailadresse, IP-Adresse sowie die Zeitpunkte, zu denen Sie das jeweilige Vertragsdokument bearbeitet, also z.B. freigegeben, angezeigt oder digital signiert haben, jeweils mit Uhrzeit und Datum. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer effizienten und schnellen digitalen Abwicklung der Vertragsunterzeichnung sowie der entsprechenden Protokollierung des Unterschriftenverfahrens zu Nachweiszwecken. Zudem besteht die Möglichkeit, bestimmte Verträge mit einer sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur zu unterzeichnen. In diesem Fall verarbeiten wir zusätzlich zu den genannten Daten auch die Zertifikatsdaten Ihrer Signatur. Unser berechtigtes Interesse besteht dabei darin, zu prüfen, ob Sie eine gültige, qualifizierte, elektronische Signatur besitzen, durch welche ein mögliches gesetzliches Schriftformerfordernis ersetzt werden kann. Voraussetzung für die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur ist eine Registrierung bei einem Trust Service Provider (z. B. D-Trust / Bundesdruckerei), welche Sie selbstständig vornehmen müssen. Der jeweilige Provider verarbeitet Ihre bei der Registrierung anzugebenden Daten jedoch in eigener Verantwortlichkeit und nicht in unserem Auftrag.

Aufgrund einer Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe a) DSGVO)

Daneben kann die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer freiwilligen Einwilligung im Sinne des Art. 6 Abs. 1 S. 1 a) DSGVO beruhen.

Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen Pflichten erforderlich sind, zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet oder aufgrund berechtigter Interessen berechtigt sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, eine Geschäftsbeziehung mit Ihnen einzugehen.

Speicherdauer/Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten werden so lange aufbewahrt, wie dies zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche bzw. vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen (relevant sind hierbei insbesondere die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO), die eine Aufbewahrung bis zu zwölf Jahren vorsehen) oder Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 a) DSGVO eingewilligt haben.

Empfänger/Kategorien von Empfängern Ihrer Daten

Im Rahmen der Vertragsbeziehungen, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und zur Wahrung berechtigter Interessen erhalten auch Auftragsverarbeiter, Behörden oder Dienstleister Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten.

Im Falle von Vertragsabschlüssen mittels digitaler Signatur sind Ihre Daten zudem für alle an der Vertragsfreigabe und -unterzeichnung beteiligten Personen zugänglich, da diese nach Vertragsunterzeichnung ein Protokoll erhalten, indem sämtliche Bearbeitungsschritte, inkl. E-Mailadresse, IP-Adresse, Datum und Uhrzeit ersichtlich sind. Weiterhin können Ihre Daten für die jeweiligen Dienstleister zugänglich sein, welche wir für das entsprechende digitale Unterschriftenverfahren einsetzen. Bei Docu Sign ist dies DocuSign Inc., 221 Main Street Suite 1000 San Francisco, CA 94105.

Sollten wir personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde, mit dem Datenempfänger ein angemessenes Datenschutzniveau vereinbart worden ist (zum Beispiel mittels EU-Standardvertragsklauseln) oder uns Ihre Einwilligung hierzu erteilt wurde.

Ihre Datenschutzrechte

Sie haben das Recht, auf Antrag unentgeltlich Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten (Art. 15 Abs. 1 DSGVO). Zusätzlich haben Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) Ihrer personenbezogenen Daten sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, wenn die Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO verarbeitet werden. Bitte richten Sie den Widerruf an: office@datenschutz-nord.de.

Sie haben das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Datenverarbeitung zu erheben, wenn die Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden. Bitte richten Sie den Widerspruch an: office@datenschutz-nord.de.
Sie haben gem. Art. 77 DSGVO das Recht Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat des Aufenthaltsorts der betroffenen Person oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Unseren Datenschutzbeauftragten (datenschutz nord GmbH) erreichen Sie über office@datenschutz-nord.de. Bitte geben Sie bei Anfragen an unseren Datenschutzbeauftragten den oben genannten Verantwortlichen an.