dbh Home Office Hacks
Normalerweise ist in unseren Standorten immer viel los: Kundentermine, Meetings, Kaffee holen in der Kaffeeküche, Schulungen und so weiter. Über 250 Mitarbeiter sind an normalen Arbeitstagen in unseren Büros tätig. Doch das hat sich vor gut 3 Wochen schlagartig geändert.
Corona war ein Thema und die Mitarbeiter sind bis auf einige wenige Ausnahmen ins Home Office gewechselt. Bei dbh ist es normal, dass auch aus dem Home Office gearbeitet wird – aber 200 Mitarbeiter gleichzeitig, das ist selbst für uns nicht der Alltag.
Wie koordiniert man aber 200 Mitarbeiter im Home Office?
Wir können Teams zusammenarbeiten? Technisch waren wir gut vorbereitet: VPN Zugänge und Laptops gehören zum Standard bei dbh. Die Telefonanlage läuft digital und über den Laptop.
Wie läuft die Arbeit in den Teams? Skype ist für alle bei dbh verfügbar. Auch wenn bisher der direkte Kontakt in den Büros sehr gepflegt wurde, war die Umstellung auf Skype Videomeetings und Videocalls reibungslos. Denn die Kollegen wollen sich sehen.
Daneben gibt es weitere Tools, die die Kommunikation in den Teams vereinfacht: Confluence zur Dokumentation und für den internen Austausch, JIRA für das Taskmanagement und seit neuestem Mattermost – ein Team-Collaboration Tool.
Auch das zeigt, wie flexibel dbh auf die Situation reagiert hat. Wir probieren neue Tools aus, die unsere Arbeit einfacher machen.
Doch wie arbeitet man nun im Home Office?
Dazu haben Kollegen eine Videokonferenz organisiert, um ihre Erfahrungen zu teilen und die besten Home Office Hacks zusammenzufassen. Und daran wollen wir Sie teilhaben lassen. Denn wir wissen, dass für viele Unternehmen und Arbeitnehmer das Thema mobiles Arbeiten oder Home Office Neuland ist.
Der Arbeitsplatz
Die Kollegen haben ihre Arbeitsplätze zu Hause ganz unterschiedlich eingerichtet. Während der eine ein eigenes Arbeitszimmer hat, so arbeitet der andere am Esstisch, der nächste auf dem Sofa oder auf der Terrasse. Jeder also so, wie es für ihn am besten ist. Viele wechseln auch den Standort hin und wieder, um ein wenig Abwechslung zu haben.
Eine große Herausforderung ist derzeit, wenn auch der Lebenspartner im Home Office arbeitet. Das kann schnell zu stressigen Situationen führen. Für unsere Kollegen hat sich als Best Practice herausgestellt, so gut es geht eine räumliche Trennung der beiden Arbeitsbereiche zu schaffen. So sitzt man nicht den ganzen Tag aufeinander.
Unsere Tipps
- Schaffen Sie sich eine Wohlfühlatmosphäre
- Ein Laptop-Ständer verbessert das Arbeiten am Laptop
- Externe Maus und Tastatur vereinfachen die Arbeit
- Versuchen Sie, eine Räumliche Trennung zu schaffen
Arbeitszeit und Pausenzeit
Eine große Herausforderung im Home Office ist die Arbeitszeit. Die Versuchung ist groß, doch noch „mal eben“ Mails zu checken oder ein Dokument zu bearbeiten, obwohl der Arbeitstag eigentlich schon zu Ende wäre.
Daher unser Tipp: Machen sie sich einen Stundenplan. Legen Sie für sich fest, zu welchen Zeiten Sie arbeiten und wann wirklich Pause oder Feierabend ist. Unsere Kollegen gehen in der Pause gerne an die frische Luft und drehen eine Runde um den Block. Auch das gemeinsame Mittagessen mit dem Partner kann zum neuen Ritual werden und helfen, abzuschalten. Viele telefonieren in der Mittagspause auch mit Freunden. Spieleinheiten mit den Kindern gehören genauso in den Stundenplan, das schafft Abwechslung und macht den Kopf für neue Aufgaben frei.
Unsere Tipps
- Machen Sie sich einen Stundenplan
- Achten Sie auf Pausenzeiten
- Gehen Sie raus und schnappen frische Luft
Exkurs: Die Pomodoro Technik
Ein sinnvolles Tool ist der Tomato Timer. Es handelt sich dabei um eine Zeitmanagement-Technik von Francesco Cirillo für eine produktivere Art zu arbeiten. Das funktioniert folgendermaßen:
- Entscheiden Sie sich für eine Aufgabe, die Sie erledigen wollen.
- Setzen Sie den „Pomodoro“ (Tomato Timer) auf 25 Minuten.
- Arbeiten Sie konzentriert an der Aufgabe, bis der Timer abläuft. Markieren Sie ihren Fortschritt mit einem X, um diesem Pomodoro als erledigt zu markieren.
- Machen Sie 5 Minuten Pause, wenn die 25 Minuten um sind.
- Alle vier „Pomodori“ machen Sie eine lange Pause von 10 Minuten
Die Pomodoro Technik hilft, Aufgaben zu planen, nachzuverfolgen, aufzuzeichnen, zu bearbeiten und zu visualisieren. Durch das „Erledigt“ markieren schaffen Sie sich ein Erfolgsgefühl. Ein wichtiges Ziel dieser Technik ist, konzentriert zu arbeiten. Sie vermeiden abzuschweifen oder von externen Einflüssen abgelenkt zu werden. Externe Einflüsse (Telefonanrufe oder E-Mails) werden auf spätere Pomodori verlegt.
Schaffen Sie Routinen
Unsere Kollegen haben sich verschiedenen Routinen für das Home Office einfallen lassen. Auch das hilft, den Tag zu strukturieren und in die richtige Stimmung für Arbeit oder Feierabend zu kommen.
Es gibt Kollegen, die ihren Arbeitstag mit einer Jogging-Runde oder einer Runde auf dem Fahrrad starten (oder beenden). Andere wiederum ziehen ihre „Arbeitsschuhe“ an, damit ist klar: Jetzt wird gearbeitet.
Andere packen den Rechner am Ende des Arbeitstage demonstrativ wieder in seine Tasche ein oder schalten die Mehrfachsteckdose konsequent aus. So kommen Sie auch nicht in Versuchung, mal eben noch eine E-Mail zu schreiben vor dem Fernseher.
Die regelmäßige Sportstunde kann auch zur Routine werden – Yoga, Gymnastik oder was Ihnen sonst so liegt.
Unsere Tipps
- Strukturieren Sie ihren Tag
- Schaffen Sie sich Routinen und Rituale
- Sport hilft, Ablenkung zu schaffen
- Wechseln sie Arbeitszeit mit regelmäßigen Pausen ab
Kommunikation und Kollaboration
Die Kommunikation im Home Office ist nicht immer einfach. Normalerweise zieht man sich ins Home Office zurück, um konzentriert arbeiten zu können. Kollegen wissen das und rufen nicht wegen jeder Kleinigkeit an. Aber jetzt haben wir eine andere Situation: Das Home Office ist der Regelfall.
Spannend ist, dass die Kollegen der Meinung sind, dass die Kommunikation teilweise sogar besser klappt. Alle sind per Skype erreichbar und freuen sich über Kontakt. Eigentlich alle haben auch die Kamera aktiviert, so dass man die Kollegen auch sehen kann. Das schafft Nähe trotz Distanz.
Verabreden Sie sich doch mit Kollegen zur virtuellen Mittagspause. So machen es unsere Mitarbeiter mittlerweile ganz gerne.
Ein weiteres tolles Tool zur Kollaboration sind gemeinsam genutzte Ideaboards, z.B. in Mattermost. Eine Idee für ein Projekt kurz aufgeschrieben und die Kollegen können daran teilhaben und mitdiskutieren. Das fördert den inhaltlichen Austausch.
Unsere Tipps
- Nutzen Sie Videochats für die Kommunikation mit Kollegen
- Arbeiten Sie gemeinsam an Dokumenten
- Werden Sie kreativ und schaffen neue Kollaborations-Tools, wie z.B. ein digitales Ideenboard
- Nutzen Sie die Pausen, um mit Kollegen zu sprechen. Natürlich nicht nur über die Arbeit
- Seien Sie mutig: probieren Sie neue technische Möglichkeiten aus
Der Dresscode
Wichtig ist unseren Kollegen, dass sie sich wohlfühlen im Home Office. Der Pyjama sollte es natürlich nicht sein, aber die meisten ziehen das an, was ihnen gefällt. Auch im Büro haben wir bei dbh keinen Dresscode, so dass sich für die meisten nichts geändert hat.
Aber: Zum Ankommen im Home Office ist für viele das Anziehen wie normalerweise für’s Büro wichtig. Auch das kann dazu beitragen, für sich selbst eine Arbeitsroutine zu schaffen. Dann bleibt die Jogginghose der Freizeit vorbehalten 😉
Unsere Tipps
- Ziehen Sie das an, was ihnen gefällt
- Es muss nicht der Office-Dress sein
- Zu leger sollte es auch nicht sein, denken Sie an die Videochats
Ablenkung und Fokus
Für viele muss auch im Home Office der Arbeitsbereich sauber und ordentlich sein. Das hilft, um sich zu fokussieren.
Eine Geschmacksfrage: Musik. Genau wie im Büro mag es der eine eher ruhig, der andere braucht im Hintergrund Musik zur Konzentration. Die passende Playlist kann hilfreich sein bei der Arbeit.
Wer eine programmierbare Waschmaschine hat, sollte sie nutzen. Denn so ist die Wäsche fertig, wenn die Arbeit rum ist und man kann in den Feierabend wechseln. Genauso ist es mit der restlichen Hausarbeit. Vielleicht machen Sie diese ja gemeinsam mit den Kindern.
Unsere Tipps
- Halten Sie ihren Arbeitsplatz strukturiert und sauber
- Musik kann hilfreich sein
- Erstellen Sie sich ihre persönliche Playlist
- Nutzen Sie die Hausarbeit zur Ablenkung
- Spielen Sie mit ihren Kindern zwischendurch
Home Office: Was noch?
Genau wie im Büro hat jeder so seine Vorlieben. Richten Sie sich Ihr Home Office nach Ihren Bedürfnissen ein. Es ist Ihr Arbeitsplatz und Sie müssen sich dort wohlfühlen. Nutzen Sie Tools, die Ihre Arbeit effizienter und einfacher machen. Verlieren Sie nicht den Kontakt zu den Kollegen. Machen Sie einen kurzen Skype Videocall oder nehmen den Telefonhörer in die Hand. Auch die Kollegen freuen sich über Kontakt zu anderen und einen kleinen Plausch.
Das t3n Magazin hat einen Home Office Guide erstellt, vielleicht finden Sie dort noch ein paar mehr hilfreiche Tipps.
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